技術情報ブログ システムリフォーム

　ここ数年、Microsoft Excel(エクセル)／Microsoft Access(アクセス)に関することの相談が多くなってきており、今年もすでに何件もの相談をいただいています。先日もある企業様から、見積管理から始まり、施工管理、販売・売上管理、マーケティング管理、顧客管理、在庫管理、シフト管理などといった一連の業務について、「長年エクセルで頑張ってやってはきたつもりだが、うまくいかないことが年々増え、限界かな？と感じるようになってきたが、どのようにすればいいですか？なにか解決策はないですか？」との相談をいただきました。

　さまざまな業務シーンで利用されているエクセルやアクセス。特にエクセルは簡単に管理が行えて、金額や数値の集計を行うには大変便利です。エクセルのシート間やファイルごとの集計も、マクロやＶＢＡを利用することで、集計の自動化も可能で、データ管理や集計処理、一覧管理にはとても便利なものです。
しかし、扱う品目や項目が増えてきたり、データ量が多くなってくると、途端に管理するのが大変となってきます。また、どのエクセルファイルに何を記録してあるのかなど、すぐに必要な情報に辿り着くのも難しくなってきます。
さらには、見積管理だけと思って始めたものが請求管理、顧客管理、在庫管理などと業務量や取り扱うデータが広がっていったり、多拠点・多人数の大勢での情報共有となると、機能的制約で問題視されたり、管理できなくなってきたりします。

Excel(エクセル)も一応デジタルなのに、なぜこのような課題が出てくるのでしょうか？

答えは簡単で、Excel／Accessはあくまでも小規模利用を想定したファイルベースのアプリケーションであり、見積管理や顧客管理を行うための専用のツールではないからです。ただ見積管理ができそうなツール(Excel)が目の前にあったから普及しただけです。最初からインストールされていたPCなら新たに費用も発生せず無料ですし、また取っ付き易くて始め易いですから・・・

【Excelの限界点】

1. 検索の手間

お客様の名前や見積番号・顧客IDなどの簡単な条件での検索はできますが、「昨年１０月ごろ？に見積した○○様の物件で．．．」などと複雑な検索条件を組み合わせて探すのが難しく、電話がかかってきたタイミングで目視で探したり、チェックしたりと手間が生じます。

2. データ容量増大による処理速度低下

ファイルベースであるが故の制限も多くあります。昨今では、データベースで画像やPDF文書のようなバイナリデータを扱うケースも増え、適用業務の拡大とも相まって、データサイズは日々増大する傾向にあります。
PCのスペックにも依存しますが、データサイズが大きくなり2,000件以上の見積管理（見積履歴や接触履歴などを含む)を行うのは、検索や編集時に"画面が止まる"というストレスを感じることもあるでしょう。
また、ファイルベースであるということでは、容量を2ギガバイト以上に拡張することはできません。対象ファイルのデータ容量が拡大すれば、どこかでファイル自体を分割しなければならず、ファイルを分割すれば、当然ファイル管理は煩雑となり、データを更新するにも対象のテーブル／ワークシートが見つからない、あるいはデータ分析を行うにも複数のデータベース／ワークブックからデータを抽出し、再結合するなどの余計な作業を強いられることにもなりかねません。

3. マルチユーザー環境での不満、同時に編集ができない

業務量が増えてくると、一般的にはデータを複数のスタッフで共有したり、スタッフ間でデータ交換を行う必要が出てきます。ところがエクセルの効果的な活用とは、単一スタッフによる集計・加工や、複数スタッフ間での情報閲覧に限定されものです。逆に言えば、複数のスタッフがひとつのエクセルファイルに書き込んだり、変更を加えるような業務活用には不向きです。たとえば同時に電話が鳴った場合など、誰かがエクセルを更新しているときには、その作業が終わるまで待たないといけません。スタッフ全員の待ち時間コストを合算すると組織全体では大きなロスとなります。

4. データ管理が個人に依存しているため、組織で管理できていない

見積管理、請求管理、顧客管理などと、スタッフの増加や売上の拡大に伴い作業量は飛躍的に増えていくものです。
また、データが分散するため、同じような情報が点在したり、担当者がいないと何もわからない状況も起こり易いものです。さらには、マクロを駆使し作り込んだエクセルでも企業規模の拡大や使用期間が経てば、限界を感じてしまいます。エクセルはもちろんデータそのもののバージョン管理にも手間がかかります。

5. セキュリティが不安

個人情報保護法がニュースや雑誌の紙面をにぎわせることが時々ありますが、ファイルコピーによって重要な情報が社外に持ち出されてしまうことが懸念されます。もちろん、適切なファイルセキュリティを設定すれば、ある程度は防げる問題かもしれませんが、データベースをファイル単位で管理している以上、そのセキュリティレべルには限界があります。ついうっかり忘れて全員から丸見えだったり、閲覧・編集など多彩なアクセス権の設定や、「住所」だけ見せたくないなど項目ごとのアクセス権の設定など、難しいものがあります。

6. 何回もの入力手間とミス

各担当者から渡されるデータをエクセルで管理している場合、行のマージ、転記、シートの統合という細々とした作業が発生します。細かな作業を人手に任せると必ずある一定の割合でミスが混ざりこみます。ミスは発生当初ですぐに発見できれば大した問題になりませんが、遅くなると手戻りコストが大きくなります。
また、見積管理で入力したデータを請求管理や顧客管理で使おうとすると、その都度に再度入力しなければならず、二度手間三度手間の入力となりまず。さらにエクセル管理の場合、各担当が持っているデータを集めないといけないので、リアルなデータ反映はどうしても遅くなります。

7. バックアップの管理コスト

ファイルベースなので、バックアップ作業はファイル単位で行わなければなりません。これは小規模利用での手軽さという意味ではいいですが、扱うべきデータ容量が増大したり、ファイルが分散した場合に、バックアップに要する工数は幾何級数的に増大していきます。また、バックアップに際しては誰も更新を行っていないことをまず確認してからでないと開始できない、という運用上の手間も発生します。

8. 他の拠点や外出先では閲覧できない

組織が成長して拠点が増える場合や、営業など事前に社内で確認していたとしても、全てを事前に確認することは難しく、急な予定があれば事前確認できないケースがあります。こういった場合の閲覧はもちろん編集には対応できず、クラウド化対応や専用ビューアなどとひと手間かけた工夫が必要となってきます。

以上のように、情報資産の有効な利活用、さまざまな管理データからの高度な集計や分析、組織内での効果的な情報共有を行いたいなら、そろそろ別な方法の考え時かもしれません。

　なお、Postgressなどのデータベースや、Ruby on Railsなどのシステムのオープンソース（無料で利用可能）が普及したことで、システムの開発期間が以前より格段に短く、低価格でシステム開発が可能となってきています。エクセルファイルによる管理に限界や不便を感じましたら、一度、クラウドＷＥＢシステム、オーダーメイド開発の導入を検討してみたら如何でしょうか。思ったよりも、低価格で簡単に導入することができると思います。

長引く不況を背景に、システム需要も変わってきています。
今後のシステムに求められるものは何か、
弊社社長　下坂 芳宏へのインタビューをまとめました。

ビジネス環境の変化に通用するために

「日本経済が低迷を続けるなかで、どの業種も『今のままじゃだめなんじゃないか』という危機感を持っています。
人件費の安い東南アジアを生産拠点にして作られる他国製品に、国産品は、価格で勝つことが難しくなってきている。これまで通りのやり方が通用しなくなってきているんですね」

――システムについての要望も変わってきている？
「『手作業でやってきたことをコンピューターで置き換える』ような作業の効率化を図るシステムから、"儲けを生み出すシステムづくり"にニーズが変わってきている。企業の想いがそれだけ変わってきているということです」

商品の価値を伝える、売り方を変える

――具体的にはどんな要望があるのか？
「例えば、これまで直販していなかったメーカーが、自社で売ることを考えている話をよく聞きます。
これまでは、メーカーが問屋や代理店を通して販売してきましたが、このルートも守りつつ、新たに自社で直販をやるためにシステムをどう変えたらいいか、という相談を受けます。
代理店は、そのメーカーの商品だけを扱うわけではないので、エンドユーザーにもっと安くしてと言われたら、外国産の似たような商品を売ることもある。メーカーのこだわりや、なぜこの価格なのかという価値を伝えてくれないので、価格だけで負けてしまうことがあるんです」

エンドユーザーの声が届くように

「今は、楽天やヤフーなどのショッピングサイトが充実していますので、ネット通販を始めることも非常に手軽です。しかし、大手のモールの中では、店が多すぎて埋もれてしまったり、手数料が高くて続かないケースも多いんですね」

――ＥＣサイトシステムに求められていることは何か
「自社商品の魅力やこだわりを直接伝えるには、エンドユーザーと直接つながるルートが必要です。それにより売上アップを図るのはもちろん、ユーザーからのフィードバックをもとに、更に魅力のある商品づくりにつなげていく動きが求められています」

情報の活用により新しいサービスをつくる

「また、近年増えてきた動きとして、センサーの活用が挙げられます。センサーネットワーク技術の発達により、遠隔地や、人が入ることのできない場所などから、センサーで実に詳細な情報が得られるようになりました。
例えば、メンテナンス頻度の低い設備など、これまでは、故障した場合にサービスマンが故障個所を調べに行き、想定外の故障や部品がない場合には、改めて修理に行かなければならなかった。
それが、センサーから得た情報を活用することによって、必要な部分を的確に短時間で修理することが可能になりました。
この動きで何が変わるのかというと、機械が止まる時間を短縮できるので、非稼働による損失を減らすことができます。また、メーカーがデータを得ることでメンテナンスサービスの魅力が上がり、その結果、保守売上が上げるという効果も期待できます」

儲けにつながるシステムづくりが求められている

「今までのシステムはなぜ儲けにつながらなかったのか。それは、システム側も、クライアント側も、双方に踏み込みが足りなかったんだと思います。手作業をコンピュータに置き換えるところで止まるのではなく、もっとその先に踏み込んだものが、今後は必要になってくるはずです」

――ハイテックスができることは？
「お客様と話をしていると、クライアント側も、問題点がはっきりわかっていない場合も多いのです。
弊社では、お客様が何に困っているのか、この先どうなりたいのかを、直にやりとりして、ひとつひとつ洗い出していく作業を、時間をかけて、一緒に進めていきます。
また、新しい儲けにつながる動きを考えていくため、これまでと違う業務の流れが発生します。仕事の方法の再整備や、業務改革も含めて話をします。
その後、お客様の『こんなことをやりたい』という要望を満たせるよう、ハードや回線、ネットワークを含め、予算の範囲内でどこまでできるかを提案していきます」

クラウド対応で広がる可能性

例えば介護事業などの地域密着型サービスに多いのですが、一拠点からスタートして、段々と拠点が増えていったところでは、複数の拠点でそれぞれに入力しているデータを一か所に統合したいという要望が見受けられます。
最近多いのは、これらの点在しているシステムをクラウド化するリフォームです。
介護事業の場合は、主に介護報酬単価と単位の計算などのシステムに活用されますが、これをネットワーク化しクラウド上にデータを置くことにより、支店のデータを本店で入力できるようになるなど作業の一本化ができ、人材の有効活用、効率化が図れます。

ＩＣＴリフォームでクラウドサービスを取り入れるポイントは、
・データの一元管理
・バックアップの自動化
・保守の効率化
・どこからでもアクセス可能
などであり、多店舗展開している企業にとってクラウドは、かなり強力な支援ツールになってきたといえます。

誰でも、どこでも使えるシステムへ

近年では、新しいソフトをインストールせずにブラウザを使いたい、スマートフォンからデータを操作したい、などの要望も増えてきました。
スマートフォンから操作できるようになると、今まで会社に戻らないとできなかった報告や入力作業などが、ちょっとした空き時間を使ってどこにいてもできるようになりますね。
また、ソフトの使い方を勉強しなければ使えなかったり、操作できる人が限られてしまっていたシステムを、ブラウザに対応させることで、操作がわかりやすくなり、指導や入力にかかる時間を短縮することにもつながります。

閉じたネットワークから開かれたネットワークへ

システムをリフォームし、クラウド化することで、出張先などからデータを見ることが可能となり、機動性が高まります。
また、社内の動きだけでなく、社外に対しても、必要に応じて情報を提供することができます。
データをクラウド上に置くことで、セキュリティ面に不安を感じられる方もいますが、インターネット上の暗号化によるセキュリティを強化することで対応できます。また、必要に応じて、専用線と使い分けることも考えられます。

どの企業もホームページを持つことが当たり前となった現在、自社の情報を外部に公開したいというニーズは高まっています。
閉じたネットワークから、開かれたネットワークへと、時代の流れが変わってきているのです。
利便性とセキュリティのバランスを保ちながら、このニーズに応えていくことも、システムリフォーム、クラウド化には重要なポイントです。

ＩＣＴリフォームって何？

システムの見直しを考える時、少し前までは、古くなったものを最新のシステムに入れ替えたり、新しく作り直したりすることがほとんどでした。
しかし最近は、今ある資産を活用して改築するリフォームの要望が増えてきています。

これまで弊社が相談を受けるケースでは、他社から導入したシステムに満足されておられないお客様が多いんです。
もちろん、完璧なシステムというものは滅多にありませんし、何度か改善して使い勝手が良くしていくこともできますが、何年か使っていくうち、使われていない機能や、足りない機能が出てきます。
時期が経つにつれ、仕事内容とシステムにズレが生じてくることが非常に多いのです。

現状とのズレを修正し、将来の変化にも対応

何年も仕事の内容が全く同じという企業はありません。時間と共に変化してくるのが普通です。
住宅のリフォームの場合には、高齢になった時や、子どもが大きくなった時のことを考えて改築するように、システムの見直しについても、ちょっと先を考えて対応していく必要があります。
ICTリフォームでは、規模や内容にもよりますが、現在のシステムの基礎となる部分や使える部分は残し、使い勝手の悪いところを直したり、新しく必要になったものを追加したりすることができます。

大幅なコスト削減も

システムリフォームのご相談で、維持費がかかりすぎるとお悩みの企業も少なくありません。
ソフトウエアのライセンス料に、年間百万円以上支払っていたり、専用線を使っているため毎月数十万の維持費をかけている企業もあります。

このような"何もしなくてもかかってしまう費用"を、他の技術と置き換えることで、大幅なコストダウンが実現することがあります。

通信コストは下がっている？

あまり知られていないのですが、新しいサービスには価格が下がってきているものも多いので、通信のラインを変えるだけで、速くなるし安くなることもよくあるのです。
また、オープンソース、オープンライセンスを用いることで、ライセンス料を抑さえたり、サービスのレベルに見合わない専用サーバーをクラウドサービスに置き換えるなど、最新の技術を適切に組み合わせることでも、ランニングコストを下げることは可能です。
必要以上にコストをかけている部分や、使っていない部分を洗い出し、スリム化することも、システムリフォームの大切な役割です。