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エクセルやアクセス利用時の落とし穴について

2017/02/14

前回の技術ブログでは、なぜエクセルで見積書や請求書を作成・管理すると、いずれ大変になるのか?
という話題で、エクセルやアクセスを使った社内システム利用時の問題点についてまとめました。
今回はさらにもう1歩進んだ、エクセルやアクセス利用時の落とし穴についてご紹介したいと思います。


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顧客リストや案件管理、日報、売上の管理など、エクセルやアクセスでされている企業は多いと思います。
手軽に利用し始めることができるため、関数やマクロを使いこなせれば、とても心強いビジネスツールとなります。
しかし、皆様のお悩みとして下記のようなお声をよくお聞きします。

  1. エクセルやアクセスのバージョンが変わったので利用できない
  2. エクセルやアクセスのバージョンが変わった際に、それまでのバージョンで動いていた処理が動作しなくなることがあります。
    しかもそのシステムの定義書や設計書などが存在せず、開発者の頭の中だけに設計図があることが多く、さらに悪いことにシステムを作った人の異動や退職等で改修が不可能な場合は、そのシステムは使い物にならなくなったり、改修費用が想像以上にかかったりします。

  3. 間違って更新、削除してしまう
  4. 何時間もかけて作成した集計表などを共有サーバにアップした際に、他の人の別のシートやデータベースの更新作業を行ったエクセルでアップロードされてしまい、せっかく作った物が更新、削除されてしまったことはありませんか?
    結局、それまでの各々の作業時間がムダになりますし、似たような名前のファイルが作成され、何度もファイルの中身を確認しては入力し直し...の繰り返しで思いのほか手間がかかります。

  5. 属人化や維持メンテの問題
  6. どんな会社にも1人はいる"エクセルマスター"、"アクセス名人"。
    複雑な関数やマクロを駆使して出来上がった、超便利なエクセルファイル。
    ただしコピー&ペーストを繰り返しているうちに値がおかしくなっていき、原因を探ろうにも、参照先をたどっていくのが難しっかたり、その作った人が急に休職、退職してしまったら...もう誰にも直せません。

  7. 細かい権限設定ができない
  8. 特定の部署や、特定の関係者だけで把握したり、利用したいデータがあるのに、ユーザによって編集・参照権限をデータの項目ごとに設定できずに困ったという経験はありませんか?
    また設定とか確認のプロセスとか細かいことが沢山あって、利用する際に逆に複雑怪奇になってしまうことも多々あります。


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取り敢えずエクセルでやっておこう!の前述のような困った状態から脱却し、会社全体の利益を考えたパッケージソフトやシステム化を考えたいというお客様はお気軽にご相談ください。
「どこから手を付けてよいか分からないし、とりあえず今動いているからしばらくこのままでいいや」とお考えの方や、「どうせ高いんでしょ」と諦めている方も多いと思います。
しっかりとした業務分析や課題整理を行った後に導入するパッケージソフトやシステム化によって、エクセルでの作業をただ単純に効率化させるというだけではなく、会社全体として利益を生む、自社にマッチしたシステムが出来上がります。

f4be6bf966a34e724766e1a4cfec84cf_m.jpgハイテックスでは、ITを活用した業務改善のお手伝いをさせて頂いております。
また、ご提案の際は、費用対効果を明示した上でシステム導入のメリットとデメリットをご説明させて頂きます。
小さな業務改善も近い将来の大きなビジネス変革につながっていきますので、先ずはお気軽にご相談頂ければと思います。

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